Asiakasportaalin tietosuoja ja käyttöehdot

Rekisterinpitäjä

Työterveys Fleming Oy (Y-tunnus 3298879-7)
Eteläinen Rautatiekatu 16, 00100 Helsinki
asiakaspalvelu@flemingtyoterveys.fi

Työterveys Fleming on rekisterinpitäjä portaalin käyttäjätunnusten ja lokin osalta. Työntekijöitä koskevien tietojen rekisterinpitäjä on työnantaja. Työterveys Fleming käsittelee niitä työnantajan puolesta työterveyshuoltosopimuksen mukaisesti.

Mitä portaalissa on

Portaalissa hoidetaan asiakasyrityksen työterveyshuollon suunnittelu: sopimus, riskikartoitus, työpaikkaselvitys, toimintasuunnitelma, toimenpiteet ja terveystarkastusten aikataulu.

Portaalissa ei ole terveystietoja. Diagnoosit, oireet, tarkastusten tulokset ja poissaolojen syyt käsitellään vain työterveyshuollon potilastietojärjestelmässä.

Mitä henkilötietoja käsitellään

• Portaalin käyttäjät: nimi, sähköposti, rooli, kirjautumisajat. Lokiin tallentuu kirjautumiset, muutokset ja IP-osoite tietoturvan vuoksi.
• Yrityksen työntekijät: nimi, tehtävä, osasto, esihenkilö, työsuhteen alku ja loppu, työn altisteet sekä terveystarkastuksen päivä ja tyyppi.

Työntekijöiden tiedot ilmoittaa työnantaja. Niitä käytetään terveystarkastusten ja työterveyshuollon suunnitteluun.

Käsittelyn peruste

Työterveyshuoltosopimus ja työnantajan lakisääteinen velvollisuus järjestää työterveyshuolto (työterveyshuoltolaki 1383/2001).

Kuka tiedot näkee

Yrityksen omat käyttäjät näkevät vain oman yrityksensä tiedot. Työterveys Flemingin henkilöstö näkee asiakasyritysten tiedot. Tietoja ei luovuteta muille.

Portaali toimii Louhi Net Oy:n palvelimella. Louhi käsittelee tietoja vain palvelimen ylläpitäjänä.

Säilytys

Tietoja säilytetään sopimuksen ajan. Kun sopimus päättyy, yrityksen käyttäjät eivät pääse enää portaaliin, ja tiedot poistetaan viimeistään kolmen kuukauden kuluttua, ellei laki edellytä pidempää säilytystä. Työnantaja voi poistaa lopettaneen työntekijän tiedot portaalista milloin tahansa. Poistetun käyttäjän tunnus suljetaan heti. Kirjautumisloki säilyy 12 kuukautta.

Evästeet

Portaali käyttää yhtä välttämätöntä evästettä kirjautumista varten. Seurantaevästeitä ei käytetä.

Oikeutesi

Voit pyytää nähtäväksi itseäsi koskevat tiedot, pyytää korjaamaan ne tai vastustaa käsittelyä. Ota yhteyttä: asiakaspalvelu@flemingtyoterveys.fi. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).

Käyttöehdot

• Tunnus on henkilökohtainen. Älä anna salasanaa tai kirjautumiskoodia kenellekään.
• Älä kirjoita portaaliin työntekijöiden sairauksia, oireita, tarkastusten tuloksia tai poissaolojen syitä.
• Pääkäyttäjä poistaa tunnuksen, kun käyttäjä lopettaa yrityksessä.
• Ilmoita heti, jos epäilet, että tunnuksesi on joutunut vääriin käsiin: asiakaspalvelu@flemingtyoterveys.fi.
• Työterveys Fleming voi sulkea tunnuksen, jos sitä käytetään väärin tai sopimus päättyy.